Los KMS permiten a las
organizaciones manejar de mejor manera sus procesos para captar y aplicar el
conocimiento y la experiencia. Estos sistemas recolectan todo el conocimiento y
la experiencia relevantes de la empresa, y lo ponen a disposición de quien lo
requiera, en cualquier lugar y en todo momento, para mejorar los procesos de
negocios y la toma de decisiones administrativas. También enlazan la empresa
con las fuentes externas de conocimiento.
Los KMS apoyan los procesos
para adquirir, almacenar, distribuir y aplicar el conocimiento, al igual que
los procesos para generar nuevo conocimiento e integrarlo a la organización.
Entre estos están los sistemas
empresariales para administrar y distribuir documentos, gráficos y otros
objetos de conocimientos digitales.
El
conocimiento que no se puede comunicar y compartir con otros es casi inútil.
Hay
distintos tipos de conocimiento como el conocimiento que carece de
documentación que reside en la mente de los empleados se denomina conocimiento
tácito, mientras que el conocimiento documentado se denomina conocimiento
explícito.
Las
compañías están empezando a utilizar dentro de ellas las tecnologías Web para
el consumidor como los blogs, wikis y marcadores sociales para fomentar la
colaboración y el intercambio de información entre individuos y equipos.
Los
beneficios de usar técnicas inteligentes para administrar el conocimiento, si
bien carece de flexibilidad, amplitud y generalidad de la inteligencia humana, se
puede utilizar para capturar, codificar y extender el conocimiento
organizacional. Los sistemas expertos capturan el conocimiento tácito a partir
de un dominio limitado de pericia humana y expresan ese conocimiento en forma
de reglas.
El proyecto de
gestión del conocimiento
El proyecto de gestión del conocimiento está
estructurado en cinco etapas, que se conocen a menudo como "el círculo
virtuoso de la gestión del conocimiento":
- Obtener el conocimiento
- Preservar el conocimiento
- Evaluar el conocimiento
- Crear y compartir el conocimiento
- Actualizar el conocimiento
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