Sistemas
de Información en el nivel estratégico de una organización, diseñado para
apoyar la toma de decisiones no estructuradas, mediante gráficos y
comunicaciones avanzados. Los ESS se diseñan de modo que puedan incorporar
datos de sucesos externos, como nuevas leyes fiscales, o nuevos competidores y
también obtienen información resumida de los MIS y DSS internos. Estos sistemas
filtran, comprimen, y rastrean datos cruciales.
Características:
- Cuentan con adaptaciones para los ejecutivos individuales. Por lo común, los ESS están adaptados a los ejecutivos individuales; los DSS no poseen adaptación para los usuarios en particular. Por lo tanto, los ESS son verdaderamente representativos del objetivo general de los sistemas de información: proporcionarla información correcta a la persona, momento y en el formato idóneos, un ESS es una herramienta interactiva y práctica que permite al ejecutivo concentrar, filtrar y organizar datos e información.
- Fáciles de usar. El recurso más esencial de un ejecutivo de alto nivel puede ser su tiempo. Por lo tanto, el ESS tiene que ser fácil de aprender y usar y no extremadamente complejo. Los primeros ESS eran notables por su extrema facilidad para utilizarse, El sistema de apoyo a ejecutivos puesto que los usuarios de éste eran tomadores de decisiones que a menudo no tenían una orientación técnica.
- Tienen capacidades de búsqueda. El ESS le permite a los ejecutivos “buscar” dentro de la compañía para determinar cómo se produjeron ciertos datos. La búsqueda le permite al ejecutivo obtener información más detallada cuando la necesita. Por ejemplo, después de ver un informe en el que se resume el avance y el costo de un proyecto de gran magnitud, un ejecutivo podría querer iniciar una búsqueda para percatarse de la situación de una actividad en particular dentro del proyecto.
- Dar soporte a la necesidad de datos externos. Con frecuencia, los datos necesarios para tomar decisiones eficaces a un alto nivel son externos ─información de los competidores, del gobierno federal, de las asociaciones y publicaciones de la industria, asesores, etc.─. También es frecuente que estos datos sean mostrados en pantalla. Un ESS eficiente está en posibilidad de extraer datos útiles para los tomadores de las decisiones desde una amplia variedad de fuentes, entre ellas Internet y otras fuentes electrónicas de publicaciones. Con frecuencia quizá empleen agentes inteligentes para realizar búsquedas en la Web de noticias acerca de competidores, proveedores, clientes y las principales tendencias de los negocios. Por lo común, las decisiones que se toman a los niveles altos también son complejas y no estructuradas. A menudo, los programas de computación tradicionales no son efectivos para estos tipos de decisiones y como consecuencia de ello se requieren ESS más avanzados que ayuden a dar apoyo a todos los tipos de decisiones estratégicas.
- Pueden ayudar en situaciones cargadas de un alto grado de incertidumbre. En la mayor parte de las decisiones ejecutivas existe un nivel alto de incertidumbre. ¿Qué ocurrirá si se abre una nueva planta? ¿Cuáles serán las consecuencias de una posible fusión? ¿Cómo recibirán los negociadores sindicales una nueva propuesta? Las respuestas a estas preguntas no se conocen con certeza. El manejo de estas situaciones desconocidas, por medio de la elaboración de modelos y otros procedimientos de ESS, ayuda a los gerentes de alto nivel a medir la cantidad de riesgo en una decisión.
- Tienen una orientación hacia el futuro. Las decisiones ejecutivas están orientadas hacia el futuro, lo que significa que las decisiones tendrán una amplia repercusión durante años o décadas. Por lo general, las fuentes de información para apoyar la toma de decisiones orientadas hacia el futuro son informales.
- Tienen vinculación con procesos de negocios de valor agregado. Al igual que cualquier otro sistema de información, los sistemas de apoyo a ejecutivos están vinculados con la toma de decisiones ejecutivas acerca de procesos de negocios de valor agregado. Por ejemplo, un ESS de la compañía de alquiler de automóviles Hertz le permite a los ejecutivos verificar las tendencias de alquiler y arrendamiento en un área en particular al tocar un mapa, el sistema ha sido en particular rentable para analizar la política de tarifas corporativas de Hertz. Al detectar cuáles son las empresas que producen negocios suficientes para merecer un cierto descuento, los ejecutivos pueden hacer preguntas para determinar por qué estas empresas crean altos ingresos y cómo se pueden continuar o mejorar sus operaciones. También podría usar estos factores para identificar empresas similares con potencial para negocios. Esta planeación estratégica es tan sólo una de las funciones a las que puede dar auxilio un ESS.
Capacidad de un sistema de apoyo a ejecutivos:
La responsabilidad que se le otorga a los ejecutivos y tomadores de decisiones de alto nivel hace que sus trabajos tengan problemas y presiones únicos. A continuación se presenta un estudio de algunas de las características de la toma de decisiones de los ejecutivos que se apoya mediante el método ESS. Cómo se observará, mayor parte de las decisiones se relacionan con la rentabilidad y la dirección global de una organización. Un ESS eficiente debe tener la capacidad de apoyar las decisiones de los ejecutivos con muchas de estas capacidades; por ejemplo, la planeación y organización estratégicas, la administración de crisis etcétera.
Apoya para definir una visión general. Uno de los papeles principales de los ejecutivos de alto nivel es proporcionar una visión amplia para toda la organización. Esta visión incluye las principales líneas de productos y servicios de la organización los tipos de empresas a las que dan en la actualidad y que respaldarán en el futuro, y sus objetivos dominantes.
Apoya para la planeación estratégica. El ESS también de apoyo a la planeación estratégica. La planeación estratégica incluye la determinación de objetivos a largo plazo mediante el análisis de los puntos fuertes y débiles de la organización, el pronóstico de las tendencias futuras y la proyección del desarrollo de nuevas líneas de productos. También incluye planear la adquisición de nuevos equipos, analizar posibilidades de fusiones y tomar decisiones difíciles relacionadas con disminuir el tamaño de los activos y su venta, si es necesario, debido a condiciones económicas desfavorables.
Apoyo para la organización estratégica y la contratación de personal. Los ejecutivos de alto nivel se preocupan por la estructura de la organización. Por ejemplo, las decisiones relacionadas con la creación de nuevos departamentos o la disminución de la fuerza laboral son responsabilidad de los gerentes de alto nivel. Se debe colocar el departamento de sistemas de información bajo un nuevo liderazgo? ¿Se deben reunir los departamentos de contabilidad y finanzas bajo un nuevo vicepresidente de servicios financieros? ¿Se debe dividir el departamento de mercadotecnia de acuerdo con las dos líneas de productos principales de la compañía? Estas preguntas y otras similares pueden afectar en gran medida la eficiencia general de la organización y debe recibir apoyo de un ESS. La dirección general de las decisiones de contratación de personal y la comunicación eficaz con los sindicatos, son áreas de decisión importantes para los ejecutivos de alto nivel. Los gerentes de niveles medios e inferiores toman decisiones de contratación, pero las decisiones generales sobre los tipos y la cantidad de empleados para los diversos departamentos en la organización se determinan en los niveles más altos de la organización. Además, los gerentes de alto nivel tienen la responsabilidad de las negociaciones laborales. Por lo tanto, se puede utilizar el ESS para ayudar a analizar la repercusión de las decisiones de contratación del personal, posibles aumentos de sueldos, cambios en las prestaciones a los empleados y nuevas reglas de trabajo.
Apoyo para el control estratégico. Otro tipo de decisión ejecutiva se relaciona con el control estratégico, que incluye supervisar y administrar la operación general de la organización. Se puede realizar una búsqueda de objetivos para cada área importante con el fin de establecer qué desempeño necesitan lograr estas áreas para alcanzar las expectativas corporativas. Los métodos ESS eficientes pueden ayudar a los gerentes de alto nivel a aprovechar lo más posible sus recursos existentes y controlar todos los aspectos de la organización.
Apoyo para la administración de crisis. Incluso con una planeación estratégica cuidadosa, puede ocurrir una crisis. Desastres importantes, como los huracanes, tornados, inundaciones, terremotos, incendios y sabotaje pueden cerrar por completo partes importantes de la organización. El manejo de estas emergencias es otra responsabilidad de los ejecutivos de alto nivel. En muchos casos es posible poner en operación planes estratégicos de emergencia con ayuda de un ESS. Estos planes de contingencia ayudan a las organizaciones a recuperarse con rapidez si ocurre una emergencia o una crisis. La toma de decisiones es una parte vital de administrar en forma estratégica los negocios. Los SI, tales como los sistemas de apoyo para la toma de decisiones, a las decisiones en grupo y a ejecutivos. Ayudan a los empleados al aprovechar las bases de datos existentes y proporcionarles información actual y exacta. La creciente integración de todos los sistemas de información de las empresas, desde los TIPS hasta los MIS y los DSS, puede ayudar a las organizaciones a supervisar su ambiente competitivo y tomar decisiones sobre bases más sólidas.
Beneficios de los ESS:
- Flexibilidad: estos sistemas ponen datos y herramientas en las manos de ejecutivos sin resolver problemas específicos o imponer soluciones.
- El beneficio más visible es su capacidad de analizar, comparar, y resaltar las tendencias.
- Los ejecutivos usan los ESS para monitorear con más éxito el desempeño en sus propias áreas de responsabilidad.
- Un ESS bien diseñado podría mejorar el desempeño administrativo y aumentar el campo de control de la alta dirección.
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